Pourquoi chaque entrepôt a besoin d'une salle d'étude

Par Brandon McColl, vice-président des services de conseil, Longbow Advantage 

Bio de l'auteur 

Brandon McColl est vice-président des services de conseil chez Longbow Advantage, où il a passé près de 13 ans à aider les entreprises à mettre en œuvre et à optimiser les systèmes de gestion des entrepôts et de la main-d'œuvre. Il aime transformer les défis complexes de la chaîne d'approvisionnement en stratégies pratiques qui conduisent à des résultats mesurables. Connectez-vous avec Brandon sur LinkedIn.

Introduction 

Il y a plusieurs années, chez Longbow Advantage, nous avions besoin d'un moyen d'aider les membres de notre équipe junior à relever les défis délicats de nos projets. Les membres de l'équipe senior étaient répartis sur des projets distincts, chacun travaillant sur ses propres problèmes, mais nous avions besoin d'un moyen de partager nos connaissances cumulées et nos points de vue pour aider l'ensemble de l'équipe à se développer. 

C'est ainsi que nous avons construit quelque chose que j'aimerais voir dans tous les entrepôts : Des salles d'étude. 

Au départ, il s'agissait d'un moyen informel d'aider les nouveaux membres de l'équipe, mais il s'est transformé en quelque chose de beaucoup plus important. Deux fois par semaine, notre équipe de services se connecte à un appel permanent. Il n'y a pas de diaporama, pas d'ordre du jour formel, mais un espace dédié au partage des connaissances, à la résolution des problèmes de processus et à l'encouragement des meilleures pratiques. 

Il ne s'agit pas de discussions théoriques. Il s'agit de sessions de travail au cours desquelles notre équipe de consultants apporte des défis de projet concrets, des problèmes de clients épineux ou des procédures opérationnelles standard désordonnées. Ensemble, les membres du groupe apportent non seulement des centaines d'années d'expertise combinée en matière d'entrepôt et de WMS, mais aussi une passion commune pour la résolution de problèmes complexes et la recherche de moyens plus intelligents et plus simples pour gérer les opérations. C'est beaucoup de matière grise dans une seule pièce, et lorsque nous l'appliquons à un processus unique, les résultats sont puissants. 

L'origine des salles d'étude 

Les salles d'étude ont d'abord été un système de soutien pour les consultants débutants. Si quelqu'un était bloqué sur un projet - par exemple, un processus de mise en stock ne se déroulait pas correctement ou un client détestait la façon dont les confirmations se déroulaient - il pouvait se rendre à la salle d'étude, partager son écran et obtenir l'aide de pairs qui étaient déjà passés par là. 

Très vite, le format s'est développé au-delà du dépannage. Lorsque nous n'avions pas de problèmes liés à des projets en cours à disséquer, nous nous sommes mis à examiner les processus de l'entrepôt (affectation, prélèvement, réception) et à nous poser la question suivante : "Quelle est la meilleure façon de procéder ? Quelle est la meilleure façon de procéder ? 

C'est à ce moment-là que les choses sont devenues intéressantes. 

La puissance du dépouillement d'un processus 

L'un des exemples les plus frappants est celui d'un processus d'attribution. Le processus s'étendait sur 42 étapes et comportait des vérifications et des points de décision redondants qui obligeaient les opérateurs à se pencher plusieurs fois sur la même question. Le processus était désordonné, confus et lent.

Nous l'avons fait passer en salle d'étude. Le groupe l'a étudié étape par étape et a posé des questions : 

• Cette étape est-elle vraiment nécessaire ? 

• Le système gère-t-il déjà cette question ? 

• Ces deux étapes peuvent-elles être combinées ? 

• Cela correspond-il aux meilleures pratiques ? 

Lorsque nous avons terminé, le processus ne comportait plus que 12 étapes. Même résultat, mais plus léger, plus rapide et totalement aligné sur les meilleures pratiques WMS. 

C'est ce genre de clarté que les salles d'étude apportent. En éliminant les hypothèses et en examinant un processus d'un œil neuf, vous découvrez des gaspillages que les opérateurs quotidiens ne voient souvent pas.

Pourquoi les entrepôts doivent-ils s'en préoccuper ?

Chaque entrepôt repose sur trois piliers : 

1. Le système est le moteur du processus. 

2. Le processus devrait suivre les meilleures pratiques. 

3. La configuration du système et l'établissement de rapports devraient renforcer le respect de cette meilleure pratique. 

Lorsque ces trois éléments ne sont pas alignés, de mauvaises choses se produisent. Les processus deviennent trop lourds. Les opérateurs inventent des solutions de contournement. Les rapports ne reflètent plus la réalité. Et dans le pire des cas, les systèmes d'automatisation ou de gestion du travail commencent à échouer parce que les processus sous-jacents ne sont pas sains. 

Les réunions d'étude sont un moyen de s'assurer que ces trois piliers restent alignés. Ils créent un forum pour la simplification impitoyable des processus et le renforcement des meilleures pratiques. 

À quoi ressemble une salle d'étude ? 

Une session typique se déroule selon les quatre étapes suivantes : 

1. Coup d'envoi : quelqu'un soumet un processus à l'examen. Il peut s'agir d'une procédure d'exploitation standard d'un client, d'un flux de travail d'un projet ou même simplement d'un problème auquel il est confronté. 

2. Plongée en profondeur : L'équipe l'examine ligne par ligne. Des questions sont posées, des hypothèses sont remises en question et les étapes redondantes sont signalées. 

3. Optimisation : Le groupe se met d'accord sur les étapes essentielles, c'est-à-dire le minimum nécessaire pour atteindre le résultat conformément aux meilleures pratiques. 

4. Partage des connaissances : Le processus affiné est intégré à notre base de connaissances interne, ce qui permet au prochain consultant (et à ses clients) d'en bénéficier également. 

Parfois, il suffit de dire : "Pourquoi demandez-vous cela deux fois ? Le WMS le confirme déjà automatiquement". D'autres fois, c'est plus stratégique, comme de décider qu'un processus doit être entièrement repensé parce qu'il ne correspond pas aux capacités du système. 

Comment les entrepôts peuvent le reproduire 

Il n'est pas nécessaire d'être Longbow Advantage pour organiser son propre Study Hall. N'importe quel entrepôt peut adopter la même approche. Suivez ces étapes simples pour mettre en place votre propre salle d'étude : 

Choisissez un processus. Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse de votre plus gros problème. Commencez par quelque chose de gérable : la réception, l'allocation ou le flux de préparation des commandes. 

Rassembler la documentation. Rassemblez les modes opératoires normalisés, les schémas de processus ou les diagrammes de flux de travail qui montrent comment les choses sont censées se dérouler. 

Constituer un groupe. Réunissez les parties prenantes interfonctionnelles - opérations, superviseurs, informatique, voire quelques associés qui exécutent réellement le processus. 

Révisez ensemble. Posez les questions difficiles. Quelles sont les étapes redondantes ? Où le système assure-t-il déjà la conformité ? Qu'est-ce qui n'apporte pas de valeur ajoutée ? 

Rationaliser et documenter. Saisissez la version optimisée et faites-en la nouvelle norme. 

Même si vous ne le faites qu'une fois par mois, l'effet cumulatif s'accumule. Vous éliminerez le gras de vos processus, renforcerez les meilleures pratiques et créerez une culture de l'amélioration continue. 

Quand vous avez besoin d'une solution clé en main 

Bien entendu, tous les entrepôts ne disposent pas de la bande passante nécessaire pour organiser régulièrement des salles d'étude. Si c'est le cas, nous serons heureux de vous aider. 

Nous avons formalisé nos réunions d'étude en une évaluation (ou audit) des meilleures pratiques. Voici comment cela fonctionne : 

• Vous choisissez un processus. Il peut s'agir de l'allocation, de la réception ou de la préparation des commandes. 

• Vous soumettez de la documentation. Une procédure opératoire normalisée, un processus ou une instruction de travail. 

• Nous l'examinons. Notre équipe procède à une première évaluation, puis l'amène en salle d'étude pour un examen collectif. 

• Nous optimisons. Nous identifions les redondances, nous signalons les lacunes et nous décrivons ce qu'est la conformité aux meilleures pratiques. 

• Nous vous le présentons en retour. Vous obtenez un schéma de processus rationalisé et une proposition de valeur claire pour l'examen d'autres domaines de votre activité. 

C'est un moyen d'emprunter l'expertise collective de Longbow sans avoir à construire le forum soi-même. 

Pourquoi c'est important aujourd'hui 

L'entreposage n'a jamais été aussi complexe. Entre les pénuries de main-d'œuvre, les attentes croissantes des clients et la tendance à l'automatisation, il y a peu de marge pour les efforts inutiles. 

Si vos processus sont surchargés ou mal alignés avec votre WMS, ces problèmes se multiplient. Ils ralentissent les opérateurs, créent des données erronées et rendent les projets d'automatisation plus risqués. 

Les salles d'étude - et les évaluations des meilleures pratiques qui en découlent - contribuent à garantir la solidité de vos fondations. Ils vous donnent l'assurance que votre système, vos processus et vos rapports sont tous orientés vers le même objectif.

Dernière réflexion

Les entrepôts n'échouent pas à cause de mauvaises personnes ou d'un manque de travail. Ils échouent lorsque le système, le processus et les rapports ne sont plus alignés.

Les salles d'étude sont le moyen d'éviter cela chez Longbow. Que vous les organisiez vous-même ou que vous nous laissiez les organiser pour vous, la discipline qui consiste à examiner et à optimiser les processus par rapport aux meilleures pratiques est l'un des moyens les plus rapides de débloquer l'efficacité.

Si vous êtes prêt à voir à quoi ressemble un processus rationalisé dans votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter.